Industri game online telah bertransformasi dari sekadar hobi menjadi ekosistem kompetitif yang sangat masif. Di lingkungan akademis, antusiasme mahasiswa terhadap eSports sering kali memuncak dalam bentuk turnamen antar-fakultas maupun skala universitas. Namun, kendala utama yang sering muncul adalah keterbatasan anggaran. Oleh karena itu, kemampuan untuk menggaet sponsor menjadi kunci utama kesuksesan sebuah acara.
Mengapa Sponsor Tertarik pada Turnamen Kampus?
Sebelum melangkah ke teknis, Anda perlu memahami nilai jual acara Anda. Perusahaan besar melihat mahasiswa sebagai segmen pasar “early adopter” yang sangat potensial. Selain itu, keterlibatan brand dalam kegiatan kampus memberikan citra positif bagi perusahaan melalui program CSR atau aktivitas pemasaran langsung. Dengan pemahaman ini, Anda akan lebih percaya diri saat mempresentasikan proposal kepada calon mitra.
Langkah Strategis Mendapatkan Sponsor eSports
Mendapatkan dukungan finansial maupun barang (in-kind) memerlukan persiapan yang matang. Anda tidak bisa hanya datang dengan tangan kosong. Berikut adalah langkah-langkah sistematis yang harus Anda ikuti:
1. Riset dan Identifikasi Brand yang Relevan
Langkah pertama adalah mencari perusahaan yang memiliki keselarasan visi dengan dunia game. Jangan hanya terpaku pada brand teknologi atau hardware. Anda juga bisa menyasar industri makanan ringan, minuman energi, provider internet, hingga aplikasi pembayaran digital. Selain itu, pastikan Anda memahami profil audiens turnamen Anda agar tawaran kerja sama terlihat lebih kredibel.
2. Menyusun Proposal yang Menjual
Proposal adalah wajah dari organisasi Anda. Pastikan dokumen tersebut memuat informasi krusial seperti profil komunitas, jumlah peserta yang ditargetkan, serta detail teknis turnamen. Namun, poin yang paling penting adalah bagian “Benefit Sponsor”. Perusahaan ingin tahu apa yang mereka dapatkan sebagai imbal balik dari uang yang mereka keluarkan.
3. Menentukan Paket Kerja Sama
Buatlah tingkatan sponsor yang fleksibel, misalnya kategori Gold, Silver, dan Bronze. Selain itu, berikan opsi kustomisasi bagi brand yang memiliki kebutuhan khusus. Misalnya, jika sebuah platform top-up seperti flores99 ingin memperluas jangkauan ke audiens muda, Anda bisa menawarkan penempatan logo pada jersey pemain atau penyebutan brand selama sesi livestreaming berlangsung. Fleksibilitas ini akan membuat calon sponsor merasa dihargai dan lebih tertarik untuk bergabung.
Teknik Komunikasi dan Negosiasi Profesional
Setelah proposal siap, tantangan berikutnya adalah bagaimana cara mendekati pihak perusahaan. Banyak penyelenggara gagal karena menggunakan cara komunikasi yang terlalu kaku atau justru terlalu kasual.
Cara Menghubungi Person in Charge (PIC)
Carilah kontak bagian pemasaran atau brand manager melalui LinkedIn atau situs resmi perusahaan. Selain itu, gunakan bahasa yang sopan namun tetap to the point saat mengirimkan email pembuka. Hindari mengirim proposal secara masal dengan isi email yang sama persis (copy-paste), karena pihak brand akan merasa bahwa Anda tidak melakukan riset sebelumnya.
Presentasi dan Follow-Up
Jika Anda mendapatkan kesempatan untuk presentasi, manfaatkanlah waktu tersebut untuk menunjukkan gairah (passion) tim Anda. Namun, tetaplah bicara berbasis data, seperti proyeksi impression di media sosial atau jumlah penonton di lokasi acara. Selain itu, jangan ragu untuk melakukan follow-up jika belum ada jawaban setelah satu minggu. Konsistensi menunjukkan bahwa Anda serius mengelola turnamen tersebut.
Mengelola Hubungan Setelah Mendapatkan Sponsor
Banyak panitia melakukan kesalahan fatal dengan mengabaikan sponsor setelah dana cair. Padahal, menjaga hubungan jangka panjang sangatlah penting untuk keberlanjutan event di masa depan.
Menjaga Transparansi dan Laporan Pertanggungjawaban
Pastikan semua janji yang tertulis di proposal terealisasi dengan baik. Jika Anda menjanjikan logo pada backdrop, pastikan ukurannya sesuai dengan kesepakatan. Selain itu, setelah acara selesai, buatlah laporan pasca-event (Post-Event Report). Masukkan dokumentasi foto, data jumlah peserta, hingga statistik jangkauan media sosial ke dalam laporan tersebut.
Membangun Kepercayaan untuk Event Selanjutnya
Sponsor akan jauh lebih mudah memberikan dukungan kembali di tahun depan jika mereka merasa puas dengan kinerja Anda sekarang. Oleh karena itu, berikan apresiasi berupa plakat atau ucapan terima kasih secara resmi. Cara ini terbukti efektif dalam membangun jejaring di industri media digital dan game online yang sebenarnya cukup sempit.
Kesimpulan: Eksekusi Adalah Kunci
Mengajukan sponsor untuk turnamen game skala kampus memang membutuhkan usaha ekstra dan ketelitian. Namun, dengan strategi yang tepat, Anda bisa mengubah ide sederhana menjadi acara eSports yang megah dan profesional. Mulailah dengan riset yang mendalam, susun proposal yang berorientasi pada keuntungan sponsor, dan lakukan komunikasi dengan etika yang baik.
